Bina Yönetiminde Gerekli Belgeler Nelerdir?
Apartman yönetimi, site yönetimi ve bina yönetimi için gerekli belgeler vardır. Bu belgeler yönetimin oluşturulması, karar alınması ve kararların uygulanması için önemlidir.
Bina Yönetimi Belgeleri
Apartman yönetimi, site yönetimi ve bina yönetimi için gerekli belgeler vardır. Bu belgeler yönetimin oluşturulması, karar alınması ve kararların uygulanması için önemlidir.
Öncelikle bina yönetimi için apartman, site veya bina içerisinde 8 ve üzeri bağımsız bölüm bulunması gerekir. Bina yönetimi kurulabilmesi için de kat maliklerinin en 1/3’ü toplantıya katılmalıdır. Bina toplantılarında; yönetici, yönetim üyeleri ve kat malikleri gerekli belgelere kolayca ulaşım ister.
Bina yönetimi, apartman yönetimi, site yönetimi için kullanılması zorunlu olan gerekli belgeleri anlatacağız:
Karar Defteri
Bir yönetimin oluşturulduğu yerde kararlar alınır. Alınan bu kararların yazılı hale getirilmesi uygulanmasını ve takip edilmesini kolaylaştırır. Bu nedenle Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK), 32. maddesinde apartman, site ve bina yönetimi için karar defteri tutulmasını zorunlu kılmıştır.
Bina karar defterine, kat maliklerinin kararları ilk günden itibaren sırayla kaydedilir. Bina karar defterinin her sayfası ilk toplantı öncesi noter tarafından tasdik edilir.
Noter tasdiki sonrası bina yönetimi, apartman yönetimi ve site yönetimi aldıkları kararı bu deftere kaydeder.
Yeni seçilen bina yönetimi kendinden önce bir defter tutulmamışsa da seçildiklerinde yeni bir defteri hazırlamalıdır.
Görevi biten bina yöneticisi ve üyeler karar defterini yeni seçilen yönetici ve üylerine teslim etmek zorundadır.
Burada bir önemli ayrıntının altını çizmek gerekir. Bina yönetimi, apartman yönetimi ve site yönetimi seçildiğinde karar defterini tutanakla almalıdır. Görevleri bittiğinde de tutanakla devretmelidir. Bu her iki taraf için de yararlıdır.
İşletme Projesi
Yeni yönetimin görev aldığı süre içinde yapmayı planladığı projeleri yazılı olarak açıklaması gerekir. Kat Mülkiyeti Kanunu, 37. maddesinde bina yönetimi, apartman yönetimi ve site yönetimine işletme projesi hazırlamayı zorunlu kılmıştır.
Bina yönetimi toplantısında kat malikleri tarafından kabul edilmiş işletme projesi yoksa yönetim hemen hazırlamalıdır.
İşletme projesi, bina ve site yöneticilerinin gelir ve gider hazırladığı zorunlu belgedir.
Bina yöneticisi, işletme projesi ile planladığı tahmini gelir ve gider tutarlarını belirtir.
İşletme projesinde gider toplamı belirtilir. Kat malikleri de ödemesi gereken tahmini tutarı bilir. Ona göre hazırlık ve planlama yapar. Bu durum yönetimin de işini kolaylaştırır ve şeffaflık sağlar.
Bina yönetimi işletme projesini kat maliklerine imza karşılığı vermelidir. Varsa yapının bağımsız bölümlerini kullananlara da imzaları karşılığında teslim etmelidir. Şehir veya ülke dışındaki kat maliklerine taahhütlü mektupla bildirmede fayda vardır.
İşletme projesini bildirilmesiyle yedi gün içinde projeye itiraz yapılabilir. Bu durumunda kat malikleri kurulu projeyi yeniden inceler. İşletme projesiyle ilgili yeni bir karar verir. Kurul uygun gördüğü takdirde yeni proje hazırlanmasını ister.
İşletme projesi sıradan bir belge değildir. Böylesine önemli, kanunun emrettiği işletme projesini yönetim ihmal etmemeli, savsaklamamalıdır.
Toplantı Belgeleri
Bina yönetimi, apartman yönetimi ve site yönetimi Kat Mülkiyeti Kanunu tarafından zorunlu tutulan oluşumdur. Bu nedenle bina yönetimi için gerekli belgeler de kanun tarafından kıymet verilen evraklardır. Yapılan toplantının belgeleri de anlamlı ve önemlidir.
Apartman, site ve bina yönetimlerinin yıllık veya olağanüstü nitelikte yapmak durumunda olduğu toplantıları vardır.
Bina yönetim toplantılarında toplantı divan yöneticileri seçilmektedir. Katılan kat malikleri ve katılmayacak sakinleri için vekâlet verilebilmektedir. Toplantı gündemi belirlenmekte ve gündemi oluşturan konular görüşülmektedir.
Bina yönetimi, bina yöneticisi, üyeler bina yönetim toplantısında alınan kararları yazılı hale getirmelidir. Sonra bu kararları toplantıya katılan kat maliklerine imzalatmalıdır. Kararlara katılmayanlara şerh yazmak için imkan tanımalıdır. Verimli, hızlı ve etkin bina yönetimi hukuka dayanan sağlıklı karar alınması önemlidir.
Toplantıya katılamayacak sakinlerin vekâletlerini sağlamak için hazır vekalet örneği gönderilmelidir. Böylece başarılı bir oturum ve toplantının etkin yapılması sağlanır.
Bütün bu işlemler ve belgeler bina yöneticisinin dosyasında yer almalıdır.
İdari Belgeler
Bina, apartman ve site yönetimi seçimle birlikte bir bakıma tüzel kişiliktir. Bu kişilik bir varlık hüviyeti kazanmıştır. Sakinlerinin huzur ve mutluluğu için çeşitli kurum ve kuruluşlarla etkileşim ve iletişim sağlar. Bina yöneticisi sakinlerinin vekilidir. Bina yönetimi toplantısında yönetici seçildiği kat malikleri kararıyla resmen vekildir.
Bina yöneticisi, valilik, belediye, elektrik iş, su ve kanal hizmetleri gibi kamu kurumlarıyla görüşebilir. Özel firmalarla alış-veriş yapabilir. Bu nedenle yönetici olduğunu gösteren kararın örneğini vermesi gerekebilir.
Bu işlemlerin yapılması, bazı belgelerin hazırlanmasında bina yöneticisi kaşesi olmalıdır. Bina kaşesiyle birlikte imzalaması da aldığı hizmetin kalitesini ve yöneticinin etkinliğini artırır.
Kapıcı, bahçıvan, güvenlik görevlisi gibi personele ait belgelerin yönetici dosyasında bulunması gerekir.
Personelle ilgili iş sözleşmesi, izin belgesi, iş sağlığı, iş güvenliği, özlükle ilgili belgeler, ödeme belgeleri de önemlidir.
Mali Belgeler
Kat Mülkiyeti Kanunu ile bir kişilik kazanan bina yönetimi yönetimi vergi numarasına sahip olmalıdır. Mal ve hizmet alımlarında harcamaların mali belgelerle desteklenmesi gerekir. Şeffaflık sağlanması için mali belgelerin alınması, ibrazı ve saklanması konusunda da titiz hareket etmek faydalıdır.
Toplanan aidat gelirleri mutlaka makbuz ve fatura ile belgelenmelidir. Banka şubelerinden veya internetten yapılan tahsilat için ayrıca makbuza gerek yoktur.
Bina yönetimi giderlerini mutlaka öncelikli olarak fatura ile belgelenmelidir. Bina yöneticisi yaptığı alışverişlerde fatura almalıdır. Fatura almanın mümkün olmadığı durumlarda makbuz, yazarkasa fişiyle belgelendirmelidir. Yapılan bütün mali işlemler dekont ve belgeler dosyalanmalıdır.
Vergiden muaf esnaftan hizmet alışverişinde fiş veya fatura alamayacağı için gider pusulası yazmalıdır.
Özellikle bina yöneticisi seçilen kişi bu belgeleri sistemli dosyalamalıdır. Gerektiğinde kullanmak üzere bu belgeleri hazırda bulundurmalıdır.
